So benehmen Sie sich beim Mailen

Beim Versenden von E-Mails wähnen sich trotz Absender und Betreff viele Arbeitnehmer im Schatten der Anonymität und Sicherheit. Dabei kann man den Chef, Kollegen, Geschäftspartner oder Kunden mit bösen geschriebenen Worten genauso verärgern, wie mit unfreundlich ausgesprochenen Worten. Deshalb gilt auch beim Schreiben: vieles kann missverstanden und falsch interpretiert werden, was Höflichkeit und Stil zur Maxime macht.

Bei einem Mail kann Ihr Gegenüber weder Stimmlage noch Körpersprache lesen, weshalb der richtige Schreibstil umso wichtiger wird. Schriftliche Beleidigungen, auch wenn Sie bloß ihrem Ärger über eine aus Ihrer Sicht falsche Entscheidung Luft machen wollen, werden vom Empfänger in den meisten Fällen stets negativ aufgefasst.

Damit Sie das vermeiden können, sollten Sie sich an folgende 10 Regeln halten:

-) Höflichkeit ist Trumpf

Eine freundliche Anrede und nette Grüße dürfen in keiner Mail fehlen. "Mit freundlichen Grüßen" ist das mindeste, über  "Herzliche", "viele" oder "Schöne Grüße" freut sich der Empfänger ebenso. Gerade beim ersten E-Mail-Kontakt mit einer Person, die man nicht persönlich kennt, ist Respekt angebracht.

-) Ein aussagekräftiger Betreff

Ein Betreff, der klar auf den Inhalt schließen lässt, gehört gerade im geschäftlichen Bereich zu den Grundtugenden. Vom Betreff ist abhängig, ob und wann Ihre Mail gelesen wird, zum anderen erleichtert dies dem Empfänger, eine einmal gespeicherte oder nach hinten gerutschte Mail schnell wiederzufinden.

-) Wörter in Großbuchstaben sind nicht gerne gesehen

Schreiben Sie niemals ganze Wörter oder Sätze in Großbuchstaben. Nicht nur aus Gründen der Lesbarkeit, sondern vor allem aus Höflichkeit. In Großbuchstaben Geschriebenes wirkt wie verbales Schreien. Nur Kleingeschriebenes, auch an Beginn von Sätzen oder Wörtern ist auf der anderen Seite dafür schwer lesbar, vermittelt dem Empfänger  auch geringere Wertschätzung.

-) "Kopie an"-Funktion (Cc) mit Vorsicht

Die Cc-Funktion ist nützlich und beliebt, so gut wie jeder Arbeitnehmer wie Chef verwendet sie, um Kopien an Kollegen zu schicken, die diese Info auch betrifft oder interessieren könnte. Doch sie wird auch häufig missbraucht. Niemanden freut es, wenn seine E-Mail-Adresse in Massen-Mails auftaucht, mit deren Inhalt er ganz und gar nichts zu tun hat. Das Gleiche gilt für die Funktion "Allen antworten".

-) Lange E-Mails vermeiden

Mails mit Betonung auf das Wesentliche sind immer gerne gesehen.  Zu viel Text und Infos im Mail an sich, ohne dass ein Dokument "attached" ist, lesen die wenigsten. Noch dazu wenn die Form und Gliederung nicht passt, die Fakten nicht hervor gehoben sind. Schwierige oder umfangreiche Inhalte sollten immer in einem direkten Gespräch oder einem Meeting mit allen Betroffenen geklärt werden.

   

-) Dringend ist nicht gleich dringend

Mit den meisten Mailprogrammen lässt sich eine Mail für den Empfänger per kleinem roten Rufzeichen als dringend oder mit hoher Priorität kennzeichnen. Nutzen Sie diese Funktion nur dann, wenn die Mail wirklich dringend ist. Sie könnten sonst an Glaubwürdigkeit verlieren.

-) Signatur gehört zum Standard

Eine Signatur gehört heute zum Standard, gerade im Geschäftsbereich.  In die Signatur gehört Ihr Name, der der Firma, die Firmenadresse, Telefon-Nummer und Ihre Position im Betrieb oder dem Unternehmen. So hat der Empfänger immer mehrere Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten und muss sich die Telefonnummer nicht erst anderswo beschaffen.

-) Privates ins nicht gleich Berufliches

Die meisten E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit unterschiedlichster Formatierungen und Ausschmückungen. Sie können Farben, Schriftgrößen genauso verändern wie sogenannte Emoticons alias Smileys einfügen. Darauf sollte aber verzichtet werden. Verwechseln Sie in diesem Bezug das Private nicht mit dem Beruf. Sie können eine E-Mail nur dann auflockern, wenn Sie den Empfänger gut kennen.

-) Rechtschreibung beachten

Eine E-Mail mit schlimmen Fehlern vermittelt keine Kompetenz und Verlässlichkeit. Deshalb ist genaues Lesen vor dem Verschicken immer angebracht. Zum Thema Rechtschreibung auch nicht ganz unpassend: Sparen Sie nicht mit Absätzen. Absätze erhöhen die Übersichtlichkeit und somit die Lesbarkeit.

-) Thema Empfangsbestätigung

Bei wichtigen Mails ist es erlaubt, sich den Eingang vom Adressat bestätigen zu lassen. Bei allen anderen gilt: Der Zwang zur Rückmeldung nervt. Eine Lesebestätigung sollte generell nur verschickt werden, wenn die E-Mail wie ein eingeschriebener Brief verstanden werden soll.