Maximal 10 Sätze
So schreibst du die perfekte E-Mail an deinen Chef
Du solltest deinem Chef oder deiner Chefin auch dann kurze Status-Updates per E-Mail schicken, wenn alles gut läuft, sagt der CTO von Meta.
Andrew Bosworth ist bei Meta für künstliche Intelligenz und virtuelle Realität zuständig, seine Leidenschaft ist die Kommunikation. Wer Erfolg haben wolle, müsse vor allem gut kommunizieren, sagt er. Nun hat er erklärt, wie man die perfekte E-Mail an die Chefin oder den Chef schreibt.
Das braucht es für die perfekte E-Mail
Laut Bosworth muss man für die perfekte E-Mail Folgendes bedenken:
- Dein Chef oder deine Chefin ist sehr beschäftigt und hat nur wenig Zeit
- Er oder sie braucht in erster Linie kurze und prägnante Status-Updates
- Schreibe nicht mehr als fünf bis zehn Sätze pro E-Mail
- Der Kontext der E-Mail muss sofort klar sein
- Erkläre, welche Fortschritte du gemacht hast
- Erkläre, welche Hürden dich gerade behindern
- Kommuniziere diese Hürden frühzeitig und nicht erst, wenn es zu spät ist
- Bitte um Hilfe, wenn du ein Problem hast
- Schicke diese E-Mail-Updates auch dann, wenn alles gut läuft
Beispiel für eine perfekte E-Mail
Diese von der Redaktion verfasste E-Mail an die Chefin ist laut den oben genannten Kriterien von Meta-CTO Andrew Bosworth perfekt:
Hallo Lara
Der Relaunch unserer Website kommt gut voran, das neue Design findet in der Testgruppe Anklang. Diese bestand allerdings nur aus Frauen, weil alle Männer kurzfristig abgesagt haben. Wir ignorieren so die Hälfte unserer Zielgruppe. Was kann ich tun, damit wir auch die Männer berücksichtigen? Ich bin froh um deine Hilfe.
LG Matthias
Einleitung: Kontext, es geht um die neue Website
Fortschritte: Design findet Anklang
Hürden: Testgruppe ohne Männer
Ende: Bitte um Tipps und Hilfe
Das sagt die Kommunikationsexpertin Carmen Schoder (siehe Interview unten) zu diesem Beispiel: "Die E-Mail ist kurz und knapp, gibt ein Update und kommt zackig auf den Punkt. Das ist positiv. Ich würde mir aber wünschen, dass Matthias auch noch schreibt, nach welchen Lösungen er bereits selbst gesucht hat – und weshalb sie sein Problem nicht gelöst haben. So weiß Lara, welche Lösungsansätze bereits angedacht wurden und kann neue Lösungen bieten. Wenn Lara selbst gar nicht im Projekt involviert ist, wäre eine Deadline hilfreich."
"Ton und Inhalt müssen zusammenpassen"
Carmen Schoder ist Partnerin und Kommunikations- und Kampagnenberaterin bei Feinheit. Bei der Agentur gibt es keine klassischen Vorgesetzten, ähnlich wie bei der Digitalagentur Liip.
Frau Schoder, der Meta-CTO sagt, der Ton in einer E-Mail sei wichtiger als der Inhalt. Stimmt das?
Jein. Ton und Inhalt müssen in erster Linie zusammenpassen, sonst stiftet das Verwirrung. Aber es ist klar, dass ein freundlicher Ton in Kombination mit einer direkten Kommunikation Türen öffnen und Hürden abbauen kann.
Tritt man eine neue Stelle an, soll man die Chefin oder den Chef zuerst fragen, wie er oder sie informiert werden möchte. Ein guter Tipp?
Ja, das halte ich für sinnvoll. So kann Frust vermieden werden, wenn unterschiedliche Bedürfnisse oder Gewohnheiten bestehen.
Laufe es gut, müsse der oder die Vorgesetzte nicht auf E-Mails antworten. Sehen Sie das auch so?
Persönlich finde ich es höflich, mindestens eine kurze Reaktion zu senden. Das kann ein einfaches "Merci" sein oder auch ein wertschätzendes Feedback, bei dem man sich für die Arbeit oder die proaktive Kommunikation bedankt.
Auf den Punkt gebracht
- Der CTO von Meta, Andrew Bosworth, betont die Bedeutung von kurzen Status-Updates an Vorgesetzte, betont jedoch auch, dass der Ton in einer E-Mail genauso wichtig ist wie der Inhalt
- Die Partnerin und Kommunikationsberaterin Carmen Schoder empfiehlt, zu Beginn einer neuen Stelle die bevorzugte Kommunikationsweise mit der Führungskraft zu klären, um Missverständnisse zu vermeiden, und betont die Höflichkeit einer kurzen Reaktion, auch wenn alles gut läuft
- In einer E-Mail an die Chefin oder den Chef sollte der Ton dem Inhalt entsprechen, um Verwirrung zu vermeiden
- Zu Beginn einer neuen Position ist es sinnvoll, die bevorzugte Kommunikationsweise mit der Führungskraft zu klären, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden
- Des Weiteren zeigt sich Höflichkeit, wenn auch bei positivem Verlauf eine kurze Reaktion seitens der Vorgesetzten erfolgt