Die E-Mail ist einfach nicht totzukriegen. Auch wenn Fans von WhatsApp, Instagram und Co. das immer wieder behaupten - im Berufsalltag führt kein Weg an der elektronischen Post vorbei. Ob IT-Profi, Sachbearbeiter im Büro oder ehrenamtlicher Vereinsvorstand: Fast jeder nutzt E-Mails täglich.
Doch so verbreitet die Nutzung auch ist, so schlecht steht es häufig um die Umgangsformen beim Mailen. Nachrichten ohne Betreff, fehlende Anreden oder Mails, die scheinbar im Nichts verschwinden - das alles gehört für viele zum Arbeitsalltag.
Wie computerwoche.de berichtet, gibt es einige bewährte Regeln, die den täglichen E-Mail-Verkehr deutlich angenehmer machen. Dabei geht es nicht um radikale Lösungen wie "Schalten Sie Ihre E-Mails einfach ab", sondern um praxiserprobte Tipps.
Es klingt banal, wird aber ständig ignoriert: Jede E-Mail braucht einen klaren Betreff. Wer täglich über 200 Nachrichten bekommt, weiß eine präzise Betreff-Zeile zu schätzen. Auch schlecht: nur den Firmennamen als Betreff verwenden. Die Zeile sollte knapp und auf den Punkt formuliert sein.
Die CC-Funktion hat einen schlechten Ruf - zu Unrecht. Das Problem ist nicht CC selbst, sondern der reflexartige Klick auf "Allen antworten". Richtig eingesetzt ist CC gerade bei räumlich getrennten Teams sinnvoll, damit alle Beteiligten am Laufenden bleiben. Die Devise: Vor dem Versenden kurz überlegen, wer die Info wirklich braucht.
Eine E-Mail ohne Anrede wirkt unhöflich - ebenso das plumpe Duzen bei Personen, die man noch nie getroffen hat. Im Zweifelsfall ist "Sehr geehrte Damen und Herren" immer passend. Genauso wichtig: eine Grußformel am Ende. Wer die weglässt, wirkt bestenfalls nachlässig.
Alle E-Mail-Programme erlauben das automatische Einfügen einer Signatur. Im privaten Bereich ist das empfehlenswert, im geschäftlichen Verkehr sogar Pflicht. Name, Adresse und Telefonnummer gehören hinein - so kann der Empfänger auch auf anderem Weg schnell antworten. Außerdem gibt es rechtliche Vorgaben, die besonders für Selbstständige und Gründer relevant sind.
Wer sich an diese grundlegenden Regeln hält, macht den E-Mail-Verkehr für alle Beteiligten angenehmer - und wirkt nebenbei auch gleich professioneller.
