E-Mails sind aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Ob im Büro, im Homeoffice oder im Verein - fast jeder nutzt sie täglich. Trotzdem passieren dabei immer wieder die gleichen Fehler. Dabei würden schon ein paar einfache Regeln die Kommunikation deutlich verbessern.
Einer der häufigsten Patzer: E-Mails ohne Betreff. Wer täglich über 200 Nachrichten bekommt, braucht eine klare Betreffzeile, um Wichtiges rasch einordnen zu können. Auch das Gegenteil ist schlecht - etwa wenn nur der Firmenname im Betreff steht, aber nicht, worum es eigentlich geht.
Wie computerwoche.de berichtet, gibt es noch weitere typische Stolperfallen. Dazu gehört der übermäßige Einsatz der CC-Funktion, die oft mehr schadet als nützt. Viele Anwender fürchten sich mittlerweile davor, auf "Allen antworten" zu klicken. Dabei kann genau das in der Teamarbeit sinnvoll sein - wenn man es überlegt einsetzt.
Ein weiterer Wunderpunkt ist die Anrede. Manche sparen sie sich ganz und fallen gleich mit der Tür ins Haus. Andere duzen wildfremde Menschen. E-Mail ist längst eine seriöse Kommunikationsform und verdient daher auch eine angemessene Begrüßung und eine Grußformel am Ende.
Experten empfehlen mittlerweile, auf die verstaubte Floskel "Sehr geehrte Damen und Herren" zu verzichten, wenn es einen konkreten Ansprechpartner gibt. "Guten Tag, Frau Müller" oder ein simples "Hallo, Herr Maier" reichen in vielen Branchen völlig aus und wirken persönlicher.
Auch die Signatur am Ende einer E-Mail wird gerne vernachlässigt. Im geschäftlichen Bereich ist sie aber Pflicht. Name, Adresse und Telefonnummer müssen für den Empfänger schnell auffindbar sein. Nur so kann man auch auf anderen Wegen rasch antworten. Außerdem gibt es dafür rechtliche Vorgaben, die vor allem Selbstständige kennen sollten.
Die Grundregel lautet also: Eine ordentliche Betreffzeile, eine passende Anrede, ein klarer Text und eine vollständige Signatur machen jede E-Mail besser. Wer sich daran hält, spart allen Beteiligten Zeit und Nerven.
