Wer in Wien die österreichische Staatsbürgerschaft beantragt, muss oft zahlreiche Dokumente vorlegen – und lange warten. Hinter den Kulissen bedeutet das für die zuständige Magistratsabteilung 35 (MA 35) einen enormen Verwaltungsaufwand. Weil die Zahl der Anträge zuletzt stark gestiegen ist, setzt die Stadt nun verstärkt auf selbst entwickelte digitale Werkzeuge, die Arbeitsabläufe beschleunigen und Mitarbeiter entlasten sollen. Nach Angaben der Stadt Wien wurden im Jahr 2025 in der Inlandseinbürgerung insgesamt 14.445 Anträge entgegengenommen. Im Vergleich zum Vorjahr entspricht das einem Anstieg von 56,9 Prozent.
Die deutlich höhere Zahl an Verfahren stellt die Behörde vor große Herausforderungen. Gleichzeitig meldet die Stadt, dass die Zahl der abgeschlossenen Verfahren 2025 gegenüber dem Vorjahr um 63,2 Prozent gesteigert werden konnte. Möglich geworden sei das durch organisatorische Verbesserungen und zusätzliche Personalressourcen. Im Mittelpunkt stehen dabei zwei digitale Werkzeuge, die von Mitarbeitern der Abteilung Einwanderung und Staatsbürgerschaft entwickelt wurden. Die Programme sollen vor allem dort helfen, wo bislang viele Arbeitsschritte manuell erledigt werden mussten.
Ein Werkzeug trägt den Namen "SWEM", was für "Scannen wie ein Meister" steht. Dabei handelt es sich um eine Anwendung, die das Erfassen von Dokumenten automatisiert. Statt einzelne Unterlagen Schritt für Schritt zu bearbeiten, können mehrere Dokumentenseiten gesammelt eingescannt werden. Das System erkennt die einzelnen Dokumente, trennt sie voneinander, vergibt automatisch passende Bezeichnungen und speichert die Dateien ab. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeutet das laut Stadt Wien eine spürbare Zeitersparnis bei der Bearbeitung eingereichter Unterlagen.
Das zweite Werkzeug heißt "NiciFlow". Es wurde ebenfalls von denselben Mitarbeitern entwickelt und unterstützt die Verteilung elektronischer Akten innerhalb der Inlandseinbürgerung. Während die Zuteilung der Akten früher einen erheblichen organisatorischen Aufwand verursachte, erfolgt dieser Vorgang nun automatisiert nach festgelegten Regeln. Besonders bemerkenswert ist dabei die von der Stadt genannte Zeitersparnis: Ein Arbeitsablauf, der zuvor eine gesamte Arbeitswoche beanspruchte, könne nun innerhalb von rund 30 Sekunden erledigt werden.
So sah es noch vor 2 Jahren aus:
Für die Stadt ist die Digitalisierung ein wichtiger Baustein, um auf die steigenden Anforderungen zu reagieren. Vizebürgermeisterin und Integrationsstadträtin Bettina Emmerling (NEOS) verweist darauf, dass die MA 35 bereits seit 2021 verstärkt an digitalen Verbesserungen arbeitet. Ziel sei es, Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger schneller und nachvollziehbarer zu gestalten. Besonders hervorgehoben wird dabei, dass viele Ideen direkt aus der Belegschaft stammen. Mitarbeiter würden bestehende Abläufe laufend hinterfragen und nach Möglichkeiten suchen, Arbeitsschritte zu vereinfachen.
Auch die stellvertretende Abteilungsleiterin Nina Crobath betont die Rolle der Beschäftigten bei diesen Entwicklungen. Sie bedankt sich ausdrücklich für den Ideenreichtum der Mitarbeiter und hebt hervor, dass in der MA 35 unterschiedliche Fachkenntnisse und kreative Lösungsansätze regelmäßig dazu beitragen würden, Arbeitszeit einzusparen und Prozesse effizienter zu gestalten. Die Digitalisierung soll dabei nicht auf die beiden bestehenden Werkzeuge beschränkt bleiben. Das Scan-System SWEM wird laut Stadt seit seiner Einführung schrittweise auf weitere Bereiche der Abteilung ausgeweitet und an zusätzlichen Projekten gearbeitet.
Geplant sind unter anderem neue digitale Hilfsmittel sowie ein Werkzeug für die interne Verwaltung von Dienstposten. Dadurch sollen Abläufe im Personalbereich schneller, transparenter und weniger fehleranfällig werden. Parallel dazu läuft in der gesamten Abteilung ein auf zwei Jahre angelegtes Programm zur weiteren Modernisierung. Dabei geht es unter anderem darum, Wissen innerhalb der Behörde besser zu dokumentieren und digital verfügbar zu machen. Die Stadt sieht darin einen wichtigen Schritt, um auch künftig auf steigende Fallzahlen reagieren zu können.
Für viele Antragsteller bleibt die MA 35 eine Behörde, mit der sie oft nur einmal im Leben in Kontakt kommen. Hinter den Schaltern und digitalen Akten arbeitet die Abteilung jedoch an einem tiefgreifenden Wandel. Während die Zahl der Staatsbürgerschaftsanträge deutlich wächst, soll moderne Technik dabei helfen, Verfahren effizienter abzuwickeln und Bearbeitungsprozesse besser zu organisieren. Die nun vorgestellten Werkzeuge zeigen, wie selbst vergleichsweise kleine technische Lösungen große Auswirkungen auf den Verwaltungsalltag haben können.
